利用方法とルール
添え状といいますと多くの場合は採用企業あての履歴書に添付して送るという使い方が多いと思われますが、他にもいくつか使い方がありますのでここで少し紹介します。一つ目は企業や会社などで行われている「説明会」や「セミナー」などといったものに参加する際、企業からのアンケート用紙やエントリーシートなどといったものを記入し提出する際に一緒に「添え状」をつけるといったことも出来ます。自宅に持ちかえり、後日改めて郵送で送る際、企業側で要してある用紙のほかに１枚「添え状」が添えてあると、印象を持ってくれますね。また会社側から求められることのある書類として健康診断証明書や大学で発行されている成績証明書を送付する際にも添え状を利用することが出来ますね。
ここで注意しておくべきことは、健康診断や成績証明書といった発行時期の異なる場合が考えられる書類には、その都度発行された順に送付していくのですが、特にパソコンなど手書き以外のものを用いて添え状を作成している方は、その送る日付の記載に注意しましょう。
また、エントリーシートを送る際に書いた内容と少し違った内容の記載をすることも心に留めておきましよう。エントリーシートなどにはその会社に志望した動機よりも、セミナーや説明会の内容を感想として書き添えると良いでしょう。
また、率直な感想を記載するのは重要なことですが、出来ることなら批判的な内容ではなく、セミナーや説明会に際しての感謝の気持ちや今後、人事担当者にはお手間を取らせてしまうわけですから、簡単なお礼の言葉と労いの言葉を書き添えた文面をつかうことにより、特に好印象をもたれることと思います。
また、簡単な挨拶文である添え状ですが、立派なビジネス文書ですので、ある程度の書き方のルールを守ることも重要ですしマナーですね。
不躾な文書はそれだけで他人に不愉快な思いをさせてしまいますし、ましてやこれからお世話になろうとする会社や人事担当者にはなおさら悪い印象づけをしてしまいかねません。
雑な字で間違った様式の文書はその人の人格自体も勘違いされます。送らないほうが増し。では困りますよね。
最低でも「志望動機」「始まりの挨拶」「閉めの挨拶」「同封書類」「応募の意思」を明確に記載し、担当者の記載や会社や企業のあて先などの間違いが無いように充分注意して作成することが大切です。これが社会人としての第一歩となるのですから、面倒がらず、しっかりと情報収集や推敲を行いましょう。
参考書籍も沢山出版されていますし、インターネット上からもさまざまな書式のものを知ることが出来ます。また経験者や社会人の先輩方の意見を参考にしてみるのも良い方法ですね。
特に新社会人の方は、ここではじめて自分のゆく道を自分の力で切り開くのです。社会勉強のつもりで真剣に取り組みましょう。
その姿勢が試される時なのですから。
